Metodologia
METODOLOGIA
Para elaboração do Planejamento Estratégico de Desenvolvimento são utilizadas diferentes ferramentas de gestão estratégica. Normalmente entre as IES públicas, especialmente nas IES federais, cinco ferramentas são mais utilizadas pelos gestores: análise SWOT, Construção de cenários, Balanced Scorecard, Planejamento Estratégico Situacional (PES) e Canvas. A primeira, análise SWOT, pode ser aplicada em qualquer tipo de Organização sendo a mais usual entre as IES, também foi utilizada pela Unespar, no PDI de 2018/2022. Para construção do novo Plano de Desenvolvimento Institucional da Unespar manteremos está ferramenta de análise, especialmente porque sua finalidade é dar visibilidade à real situação em que se encontra a Instituição, bem como, servir de base para a elaboração de um planejamento estratégico.
Ferramenta análise SWOT - PDI 2023/2027
A análise SWOT foi iniciada entre os anos 1960-1970, resultado do trabalho de pesquisa sobre planejamento corporativo realizado por Albert Humphrey, enquanto trabalhava para o Stanford Research Institute, porém com o nome de SOFT (Satisfatório, Oportunidade, Falha e Ameaça). Essa análise foi aprimorada na década de 1970, pelos professores Kenneth Andrews e Roland Christensen, da Harvard Business School, com a intenção de auxiliar as organizações na elaboração de seus planejamentos estratégicos. No Brasil, está ferramenta é conhecida como análise FOFA. A metodologia SWOT, que é ancorada em quatro pontos centrais e dois ambientes: Forças (Strengths) e Fraquezas (Weaknesses), de âmbito interno, Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats), de âmbito externo. Esta metodologia fornece suporte para analisar melhor o cenário. A análise SWOT também é avaliada por sua “simplicidade, incentivo à colaboração, menor custo, flexibilidade e integração entre as diversas áreas organizacionais”. Aliás, o diagnóstico “do seu ambiente influencia na harmonia com esse ambiente no qual ela está inserida” (Sant’Ana... [et al], 2017, p. 28). A análise SWOT, na atualidade, também é um dos instrumentos mais utilizados de análise de estratégia, frequentemente usado para fazer avaliações. (Al-Araki, 2013 apud Andrade e Santos, 2022).
A partir da categorização dos dois ambientes, tanto interno como externo à organização, a análise SWOT permite identificar capacidades e formas de atuação na sociedade, o que favorece o estabelecimento de estratégias organizacionais e planos de ações que foquem no alcance dos objetivos organizacionais. Para a elaboração da análise SWOT é preciso conhecer as variáveis que influenciarão as ações das organizações, ou seja, as variáveis que interferem substancialmente nas ações promovidas pela gestão.
Os Pontos Fortes correspondem aos aspectos positivos, às vantagens que a Instituição possui internamente. Esses pontos Fortes referem-se às aptidões da instituição e seu diferencial em relação as demais instituições. Como se trata de um elemento interno à organização, ele está sob seu controle. Para identificar as forças internas são necessários alguns questionamentos por parte da instituição, tais como exemplo: Quais são os recursos mais promissores da Unespar? Outro exemplo: Qual a principal aptidão da Universidade?
As forças externas que impactam negativamente as instituições são as “ameaças”, que podem prejudicar o planejamento institucional e os resultados almejados pela IES. Porém, a instituição não é capaz de controlá-las, mas a formulação de planos pode neutralizá-las. (Sant’Ana... [et al], 2017, p. 30). Nesse ponto, a IES pode questionar, por exemplo: nos últimos tempos está ocorrendo alguma mudança significativa na disponibilidade de recursos para Unespar? Outro exemplo: Houve mudanças no comportamento dos estudantes (da comunidade acadêmica), pós-pandemia?
Os Pontos Fracos são os aspectos negativos que a Instituição tem e deve revisar, para que não a prejudique ainda mais. Esse ponto é referente a questões internas da IES. É definido com base na análise de informações que podem prejudicar ou interferir negativamente a Unespar. É necessário investir nessas áreas de modo a possibilitar avanços. A IES deve se perguntar quais motivos levaram à escolha, por parte do público, pelas IES concorrentes (públicas e ou privadas). Quais são as razões das evasões nos cursos nas séries iniciais?
No caso dos fatores externos, envolvem o ambiente externo da Instituição, são questões que estão além da Instituição, são as ameaças e as oportunidades. As “oportunidades” são aquelas forças externas que possuem impacto positivo na Instituição. Elas apontam possibilidades para a organização prosperar. Para explicitar as oportunidades que possam estar presentes, a IES pode se questionar: que oportunidades existem no mercado de trabalho para seus estudantes e egressos ou em quais ambientes existem benefícios para os estudantes? Houve mudanças na legislação que podem trazer oportunidades para a IES? (Sant’Ana... [et al], 2017, p. 30).
Depois das informações compiladas é necessário fazer a sistematização quantitativa que consiste na ponderação da intensidade de interação entre o cruzamento dos fatores internos e externos.
Atribuição dos pontos nas seguintes escalas:
Sem efeito = 0
Ajuda pouco = 1
Ajuda muito = 2
Os pontos serão atribuídos a partir dos seguintes questionamentos:
1 – Com que intensidade a Força X ajuda a Unespar a capturar a Oportunidade Y?
2 – Com que intensidade a Força X ajuda a Unespar a se resguardar da Ameaça Y?
3 – Com que intensidade a Fraqueza X dificulta a Unespar em aproveitar a Oportunidade Y?
4 – Com que intensidade a Fraqueza X acentua o risco da Ameaça Y?
Os resultados serão consolidados e calculados para fornecerem um posicionamento estratégico:
1 – Capacidade Ofensiva = diferença entre as Forças (Q1) e as Oportunidades (Q3): Q1 – Q3. Indica o quanto a Instituição é capaz de avançar para obter sucesso.
2 – Capacidade Defensiva = diferença entre as Fraquezas (Q2) e as Ameaças (Q4): Q2 – Q4. Indica o quanto a Instituição é capaz de se defender dos pontos vulneráveis.
3 – Posicionamento Estratégico = é o somatório de todas as forças menos todas as fraquezas: Q1 + Q2 – Q3 – Q4. Indica o quanto a Instituição reage (positivamente/ou negativamente) diante ao cenário global.
4 – Efetividade = mede o quanto cada quadrante representa com relação ao somatório máximo do mesmo (se todos os cruzamentos fossem preenchidos com a pontuação máxima = 2). Esta estratégia de Efetividade indica percentualmente a interação do ambiente interno com o externo.
Análise gráfica dos resultados
A forma de representação gráfica da Análise de SWOT será por meio do gráfico de rede, que permite visualizar de uma forma clara, qual o fator que mais impacta em seu respectivo ambiente, sendo o ambiente interno representado pelo eixo vertical e o ambiente externo pelo eixo horizontal.
Análise descritiva e crítica dos resultados
A análise descritiva e crítica será a síntese dos resultados numéricos e a da representação gráfica em forma de texto na perspectiva crítica.
Etapas da construção do Plano de Desenvolvimento Institucional
Para o Progresso do Plano de Desenvolvimento Institucional, a participação da comunidade acadêmica (Docentes, Discentes e Agentes) será fundamental e se efetivará em três etapas distintas:
Para realização dessas três etapas, serão utilizadas as seguintes formas:
i) Presencial/local - com a finalidade de identificar as demandas em nível do local;
ii) Ambientes virtuais - videoconferências, debates virtuais, nas plataformas: Google Meet e/ou Microsoft Teams, grupos no whatsApp, questionário eletrônico estruturado (Google Forms), visando à contribuição de cada membro nas discussões sobre o futuro da Unespar.
Na primeira etapa da construção do Plano, se dará na elaboração do Cronograma de ações em parcerias com a administração superior da Unespar, por meio de reuniões on-line, com datas pré-estabelecidas. Ainda nesta etapa, será expedida as Portarias da Comissão do Plano de Desenvolvimento Institucional, com os representantes locais, demais membros e Coordenação Geral. Cada campus deverá indicar dois representantes do quadro efetivo (agente ou docente), que serão responsáveis em organizar as reuniões com a comunidade acadêmica local e coordenação do PDI, bem como sistematizar as informações coletadas para realização do Diagnóstico, bem como o Plano de Metas.
Nesta fase de preparação, serão realizadas reuniões virtuais, com os diretores de Campus e de Centros e, com os Representantes dos campi para mobilização e participação da comunidade na elaboração do PDI, bem como reuniões voltadas para o engajamento das equipes.
Para reforçar o canal de comunicação e trocas de informações de forma mais eficiente e para a divulgação do processo de construção do novo PDI almeja-se organizar um Site, onde serão colocados os demais PDIs, as Legislações vigentes, as contribuições de cada campus, os princípios, finalidades do PDI, metodologia, Cronograma. Também serão realizadas matérias informativas que serão enviadas por e-mails para os docentes, discentes e agentes. Do mesmo modo, serão feitos banners para cada campus, para ser colocados em pontos estratégicos, para dar mais visibilidade ao processo.
Na segunda etapa, predominantemente presencial se dará nos campi, com a participação de todos e todas (Discentes, Docentes e Agentes) na construção do Diagnóstico/Matriz SWOT visando compreender a situação atual da Unespar para identificar as oportunidades e ameaças presentes no ambiente externo, bem como as forças e fraquezas presentes no ambiente interno, bem como as definições das estratégias para o Plano. Para tanto, nesse ponto do trabalho serão utilizados a análise do SWOT descrita anteriormente. Nesta fase demanda grande interação com os colegiados da Unespar, visto que objetiva-se coletar dados e analisar documentos pertencentes a diferentes áreas.
Nesta fase, será realizada uma análise minuciosa do PDI 2018/2022 observando os avanços, fragilidades das metas, bem como as necessidades de melhoria nos diferentes eixos temáticos relevantes para avaliação a partir do novo PDI.
Ainda na segunda etapa, a Coordenação do PDI juntamente com representante da Administração Superior da Unespar e representantes locais, deverão debater presencialmente, nos campi, os pontos positivos e negativos levantados na fase do diagnóstico/matriz SWOT.
Na terceira etapa, cada campus da Unespar terá no mínimo um dia para debater o futuro desejado. Esta etapa será pensada como um momento de contribuição das diferentes unidades acadêmicas e administrativas da Unespar sob os tópicos em discussão, de forma que as particularidades regionais e culturais possam ser minimizadas e, simultaneamente, permitam ainda o registro qualitativo de todas as contribuições, coletiva e participativa.
Nesta etapa, será realizado um Seminário na Reitoria de Paranavaí com a participação da Reitoria, Pró-reitorias, Diretores de Campus, Diretores de Centros e representantes dos campi (agente, docente e estudantes).
As contribuições serão publicadas no site do PDI da Unespar, para dar mais visibilidade e transparência e do mesmo modo contribuir de uma forma mais qualitativa na construção do documento. Ainda nesta etapa, os interessados poderão indicar por meio de questionário eletrônico o que desejam para a construção e o desenvolvimento da Universidade, ou seja, indicar os principais elementos que a Universidade deverá priorizar nestes cinco anos, 2023-2027. Ainda, através dos representantes de cada campus, o documento será sistematizado, com as metas e objetivos propostos pela comunidade acadêmica do respectivo campus, na sequência será encaminhado para Coordenação do PDI. Após sistematização de todas as metas e da redação preliminar a Comissão de Elaboração do PDI encaminhará para os campi, o Plano de Metas e ações para última avaliação, sugestões e possíveis alterações. Após conclusão será encaminhado para o Conselho Universitário, a quem compete referendar o documento para que tenha vigência na Universidade e na sequencia encaminhar ao CEE para o processo de Recredenciamento.
